Какие привычки снижают вашу продуктивность

Неправильное планирование, соцсети и сомнительная конкуренция отнимают время и снижают эффективность вашего труда.

1. Вы не составляете план работы

У вас есть список задач, и вы собираетесь все их выполнить, но у вас нет ни малейшего представления, когда именно. В итоге достаточно сложно понять весь объём работы и грамотно распределить задания по дням, неделям, месяцам. Это приводит к тому, что вы или не успеваете к дедлайнам, или слишком лихо стартуете и теряете силы уже к середине дистанции.

Что делать

Используйте бумажный ежедневник или специальные приложения, чтобы распланировать работу. Вносите в них повторяющиеся рутинные задачи на месяцы вперёд и не забывайте записывать прибывающие.

Следите за плотностью. Пусть работа будет распределена по периодам равномерно. Это поможет избежать выгорания и трудиться в комфортном темпе. А ещё позволит наглядно демонстрировать, что всё время занято, если кто-то решит повесить на вас дополнительное дело.

2. Вы составляете слишком жёсткий график

Вы распланировали все дела и довольны — но только в первый день. Потом оказывается, что не везде удалось правильно оценить, сколько времени уйдёт на задачу. В дополнение к этому от коллег и руководства прилетают другие задания. В итоге кучу времени приходится тратить на перекомпоновку плана в условиях горящих дедлайнов.

Что делать

Подходите к вопросу разумно. Выделяйте на задачу больше времени, чем вам понадобится, чтобы уж точно всё успеть. Оставляйте пустые временные слоты под внезапные дополнительные дела. Так вы снизите уровень стресса и, как следствие, будете больше успевать.

3. Вы не автоматизируете процессы

Многое в работе современного человека — дело техники. Если вы продолжаете выполнять что-то своими руками с полным вовлечением вместо того, чтобы перепоручить это машинам, то впустую тратите время.

Что делать

Кажется, что проще сделать всё вручную, чем разбираться с новыми программами, алгоритмами и так далее. Это справедливо для одноразовых задач. Но с повторяющимися всё по-другому. Лучше потратить день и освободить множество часов в будущем.

Например, если ваша работа не связана с цифрами, то вы легко можете выполнить расчёты вручную. Если речь идёт о регулярном отслеживании статистики, правильнее будет прописать формулы в «Google Таблице». Тогда нужно будет только вносить новые данные и получать результат.

Другой пример: вам на почту валятся десятки писем, причём не все срочные. Среди них есть крайне важные сообщения от постоянных клиентов, чуть менее важные от коллег и новостные рассылки, которые нужно проглядывать раз в неделю. Если настроить сортировку в зависимости от отправителя, вы получите три папки с разным приоритетом и больше не придётся проглядывать весь список корреспонденции, чтобы найти нужное письмо.

4. Вы отвлекаетесь на тайм-киллеры

Проверка соцсетей и чтение чатов в мессенджерах — тот случай, когда решил передохнуть 5 минут, а в итоге отвлёкся на час. Они отнимают время, ничего не принося взамен. А вы в итоге всюду опаздываете.

Что делать

Если ваша работа не связана с соцсетями и мессенджерами, то ничего важного для вас там не происходит. Так что выделите себе ограниченное количество времени, которое вы им отдадите.

Отключите все уведомления, кроме оповещений в рабочих чатах. Даже если вы скала и не открываете соцсеть сразу после того, как телефон издал сигнал, вы всё равно часть внимания отдаёте раздумьям, кто и что написал.

Вскоре станет заметно, что времени стало больше, а уровень стресса снизился, ведь вы теперь не закипаете по сто раз на дню от того, что в интернете кто-то не прав.

5. Вы не умеете отказывать

У вас репутация отзывчивого человека, поэтому к вам постоянно приходят с просьбами помочь, посоветовать, научить и вместе выпить чай. Но ваше согласие идёт на пользу визитёрам и в минус вам, так как ворует такое ценное время и увеличивает количество работы.

Что делать

Чуть больше эгоизма: оценивайте ситуацию через призму своей занятости. Если у вас есть свободное время, почему бы не помочь. Если всё вокруг в огне, то отдайте приоритет собственным делам.

6. Вы практикуете многозадачность

То, что красиво смотрится в резюме, не всегда эффективно на практике. Переключение между делами — это тоже работа, которая отнимает время. В итоге вы гораздо дольше решаете задачи, чем если бы приступали к ним последовательно.

Что делать

Оставьте свою сверхспособность на случай крайней необходимости. В отсутствие авралов решайте задачи друг за другом. Если это имеет смысл, объединяйте их в близкие по значению группы.

7. Вы не довольствуетесь простыми решениями

Даже рутинные задания вы пытаетесь покрутить так, чтобы найти несколько вариантов выполнения. Уделяете много внимания мелочам, стремитесь к совершенству. Но овчинка не стоит выделки, и результатом становится только потраченное впустую время.

Что делать

Чтобы не преувеличивать важность дела, спросите себя, какое значение будет иметь ваше решение завтра, через месяц, через год. Достаточный ли результат даст самый простой подход. Это поможет вам перестать обманывать себя.

Здесь есть нюанс. Возможно, затягивая время, вы пытаетесь отложить неприятное задание на потом. Если так, просто приступайте к нему.

8. Вы не делегируете часть работы

От выражения «Хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам» веет гордыней. Мысль о том, что никто не способен вас заменить, щекочет чувство собственной важности, но очень далека от реальности. Действительно, что-то вы делаете лучше остальных, но со многими из ваших задач коллеги справятся так же хорошо. А вы освободите себе часть времени.

Что делать

Если чувствуете, что не можете совладать с объёмом работы, попросите о помощи.

9. Вы не учитесь на ошибках

Ошибаться неприятно, но полезно. Это указывает нам на проблемы и помогает их избегать впредь. Если вы раз за разом наступаете на одни и те же грабли, надо что-то менять.

Что делать

Важно иногда притормаживать и обдумывать результаты своих действий. Что-то прошло отлично, значит, методы решения стоит взять на заметку. Если возникли неприятности, лучше найти их источник и продумать несколько вариантов устранения проблемы. Так вы с лёгкостью выйдете из ситуации в следующий раз.

10. Вы сравниваете себя с другими

Вы стараетесь изо всех сил, но коллеги справляются с делами быстрее. А вы тратите время на то, чтобы переживать, что отстаёте от них.

Что делать

Это контрпродуктивный подход. Каждый работает в своём темпе, поэтому сравнение с коллегами ничего не даст. Тем более что более высокая скорость не означает большую эффективность.

Гораздо лучше сравнивать собственные результаты со своими же. Установите для себя целевые показатели, которых вы хотите достичь, и думайте, как можете стать лучше.