Просто о сложном, объективно о главном

предложите новость

форма отправки новости
X

Как во время карантина подписывать документы удаленно

вчасно

Перед теми компаниями, которые ушли работать на дом, возникла проблема. Как подписать и отправить контрагенту договор или акт выполненных работ, когда печать в офисе, директор и бухгалтер — на самоизоляции.

Те, кто еще до карантина автоматизировали документооборот, сейчас оказались в более выигрышном положении. Поэтому тем, кто не успел, нужно срочно восполнять этот пробел и внедрять обмен документами онлайн.

Тамара Кучугурная, директор по развитию сервиса обмена электронными документами “Вчасно”, рассказала, как быстро и бесплатно отказаться от бумаги в пользу электронных документов.  

Скрытая угроза

Во-первых, в условиях пандемии есть риск передачи вирусной инфекции через бумагу и контакты с людьми. Сколько у вас бизнес-партнеров, клиентов, поставщиков? А еще курьеры и работники почты. Правительство Китая, например, сжигало даже денежные купюры из зараженных вирусом районов. 

Во-вторых, во время карантина возможны задержки с подписанием из-за перебоев с доставкой. Документ может быть готов минимум через 2 недели. А если обнаружится ошибка и нужно будет переподписать, то срок увеличится еще вдвое. Сейчас, когда бизнес и так несет большие убытки, кассовый разрыв (когда товар или услуга предоставляются сейчас, а деньги — через 2 недели) тем более может его погубить. Электронные документы способны сократить этот разрыв до нескольких часов. 

В-третьих, при удаленной работе возникает проблема доставки и хранения бумажных документов. Где их хранить, когда офис не работает? Как сотрудникам получить доступ к тем бумагам, что были подписаны ранее? Множество вопросов без ответов.

А почему не делать скан-копии?

Скан-копия — это не документ, а просто копия. К тому же, все равно остаются нерешенными уже упомянутые проблемы с бумажными оригиналами: медленное закрытие сделок, невозможность совместной работы с ними, сложности с доставкой и хранением. 

Сканируя документы, ваши сотрудники по сути будут делать двойную работу. А это нерациональные расходы ресурсов компании и в без того тяжелое время. 

И самое главное — скан-копии не решают проблему дистанционного подписания документов. 

Поэтому очевидно, что без внедрения электронного документооборота уже не обойтись. Он сохранит вам и деньги, и нервы — не только во время карантина, но и после возвращения к обычному ритму жизни. 

 

С чего начать внедрение электронного документооборота?

Этап 1

Определите один или несколько самых распространенных документов в вашей компании. Договоры,  акты выполненных работ, расходные накладные и счета — наиболее популярные документы. Бывают компании с объемным внутренним документооборотом — заявки, внутреннее перемещение и так далее.

Этап 2

Выберите сервис электронного документооборота. Берите в расчет то, насколько эффективно вы сможете погрузить в него все процессы. Вы должны получить ответы на такие вопросы:

  • Сможете ли настроить в сервисе работу всех ответственных сотрудников? Дать разные права доступа бухгалтеру, менеджеру по продажам, работнику склада, директору и другим?
  • Настроить процесс согласования, а затем подписания?
  • Как быстро ваши коллеги смогут в нем выполнять свою работу? 
  • Какие есть инструменты для автоматизации процессов?
  • Есть ли возможность настроить интеграцию с 1С или другой учетной системой?
  • Насколько сервис выгоден не только для вас, но и для ваших партнеров. От этого будет зависеть отклик на отправленные документы.

В условиях карантина выбирайте исключительно облачные сервисы. Установка и обновление компьютерных программ сейчас невозможна ни на вашей стороне, ни на стороне контрагентов.

Сервис “Вчасно” предоставляет бесплатный доступ к обмену и подписание документов онлайн. Любое количество документов и файлов в любом формате можно отправлять контрагентам или согласовывать внутри организации.
Для этого необходимо зарегистрироваться по ссылке https://vchasno.ua/auth/login.


Этап 3

Предупредите ваших контрагентов, что вы собираетесь обмениваться с ними электронными документами. Это можно сделать лично по телефону и с помощью рассылки. Стоит попросить их также зарегистрироваться в сервисе.

Если вы больше получаете документов, чем отправляете сами, то лучше проявить инициативу и попросить выслать вам электронные документы в выбранном вами сервисе, чтобы не тратить время на их обработку. И не подвергать опасности друг друга лишний раз. 

 

Этап 4

Создайте пакет документов, загрузите в сервис и отправляйте на подпись. После подписания вам остается только ждать, когда ваш контрагент подпишет со своей стороны.

Команда поддержки сервиса “Вчасно” имеет трехлетний опыт внедрения ЭДО в крупных компаниях и у частных предпринимателей. В условиях карантина в Украине до 24 апреля 2020 года линия поддержки сервиса консультирует по всем вопросам электронного документооборота.

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Как зарабатывать по-одесски: без вложений и не выходя из дома

Сейчас вновь особую актуальность приобрел вопрос, можно ли с нуля заработать деньги. Жители больших и малых городов уже поняли, что в наше время лучше всего это сделать с помощью интернет, а еще лучше — из дома. Получить деньги без стартовых вложений –вовсе не означает, что вам их подарят. Работать, в любом случае, придется. Как это […]

Готовимся к зиме летом: как сделать старый дом более экономичным

На пороге лета – самое время подумать и позаботиться о том, как подготовить свое жилище к будущей зиме. И сделать так ,чтобы даже старый дом потреблял меньше энергии. В свете постоянного увеличения тарифов на энергоносители эта тема актуальна как никогда. Особую важность приобретает переход на альтернативные, более доступные источники и утепление самого дома. По оценкам […]

Как одесситу купить жилье по новым правилам, не привлекая лишнего внимания

Банкиры наконец определились, как работать с рынком недвижимости в условиях ужесточения финмониторинга. Напомним, новые правила вступили в силу месяц назад. Но тогда еще банковский сектор не успел освоиться с риск-ориентированным подходом и ждал разъяснений НБУ. Что изменилось для клиентов-физлиц, какие документы нужны для покупки недвижимости и как теперь можно купить жилье, выяснял Mind.

Первый одессит — Герой СССР: отважный полярник Павел Мегер

Павлуша Мегер, как и все одесские мальчишки, с детства мечтал о морских подвигах. И не просто мечтал, в 9-лет он подбил компанию таких же юных мечтателей совершить морское путешествие к Кавказским берегам. Ох и шуму тогда наделали в Одессе маленькие путешественники. Детей, ушедших на лодке в открытое море искали две недели! Когда родители уже совсем […]